Con el tiempo los documentos se agolpan y sobrecargan el archivo de la empresa. ¿De qué documentos podemos prescindir y hacer limpieza?
El archivo de una empresa puede alcanzar un volumen considerable tras unos años. Quienes nos encargamos de la asesoría contable, fiscal y laboral lo sabemos muy bien. Por eso te damos varias indicaciones para que sepas qué debes conservar y algunas pautas para hacerlo.
Libros de contabilidad
Según el Código de Comercio, los empresarios necesitan conservar sus libros de contabilidad, documentación, justificantes de negocio, así como documentación específica. Debe estar ordenada y permanecer almacenada durante seis años desde el último asiento registrado en los libros.
Pese a esto, es de gran utilidad conservar los siguientes documentos relativos al aspecto mercantil, sin tener en cuenta este periodo obligatorio:
— Libros oficiales de contabilidad
— Cuentas anuales firmadas
— Contratos a largo plazo
— Copias de seguridad informáticas de los registros contables
Fiscal
La Ley General Tributaria contempla un plazo general de prescripción de cuatro años. En este periodo:
— Hacienda determinará la deuda tributaria y exigirá la liquidación y/o el pago de las mismas.
— El contribuyente puede solicitar y recibir la devolución de sus impuestos.
Ojo, este plazo estándar se interrumpe en el caso de notificaciones o reclamaciones procedentes de Hacienda.
Además de la documentación que se va archivando de forma constante, hay documentos fundacionales que deben conservarse siempre. Por otra parte, la actividad de cada empresa o su manera de funcionar pueden derivar a situaciones más específicas en cuenta conservación y solicitud de documentación.
Nuestra recomendación como asesoría fiscal, laboral y financiera es que cuentes con ayuda profesional. Un asesor especializado te interpretará todos esos documentos y requerimientos para cumplir con la legalidad. Adicionalmente también puedes optar por ir digitalizando documentos empresariales y conservarlos online.